Precisa de ajuda para atender seus clientes? Nesse tutorial vamos te ensinar como cadastrar seus atendentes, para isso você precisar ser um gestor.
Na aba de ATENDIMENTO clique em “Atendentes” e CONVIDAR NOVO ATENDENTE.
Após abrir:
Preencha com o nome e e-mail do seu novo atendente, tipo de usuário; no caso de “Gestor” o atendente tem acesso a toda plataforma, e em “Atendente” o atendente vai ter acesso apenas no Inbox.
Em “As quais equipes o atendente pertence”, selecione em uma das equipes que você já cadastrou na plataforma.
Exemplo: Vendas, Suporte técnico, financeiro, pós-venda, etc.
Após clicar em CONVIDAR vai gerar um link que você enviará para o seu novo atendente.
O novo atendente vai abrir o link e preencher com o nome completo, inserir o e-mail que foi usado para o cadastro, criar uma senha, aceitar os Termos de uso da Letalk e clicar em CADASTRAR.
Prontinho! O seu atendente já vai ter acesso.
Pontos importantes a serem considerados durante o cadastro de atendentes
1. Defina perfis de atendimento
Antes de cadastrar atendentes, é importante definir perfis de atendimento. Cada perfil pode ter responsabilidades e habilidades específicas, o que ajuda a garantir que os clientes sejam atendidos da melhor forma possível. Alguns exemplos de perfis podem ser atendimento ao cliente, suporte técnico, vendas, entre outros.
2. Verifique a disponibilidade dos atendentes
Certifique-se de que os atendentes estejam disponíveis para atender aos clientes no horário adequado. É importante que os clientes possam receber atendimento quando precisarem, especialmente em casos de suporte técnico ou emergências.
3. Capacite os atendentes
Certifique-se de que os atendentes estejam devidamente capacitados para realizar o atendimento. Isso inclui treinamentos em habilidades de comunicação, técnicas de atendimento e conhecimento sobre a empresa e seus produtos ou serviços.
4. Crie uma cultura de atendimento ao cliente
Crie uma cultura de atendimento ao cliente dentro da empresa, incentivando a equipe a tratar os clientes com empatia e respeito. Isso pode ser alcançado através de feedbacks e reconhecimentos quando um atendimento for bem-sucedido e, também, pelo monitoramento das interações entre os atendentes e clientes.
5. Avalie o desempenho dos atendentes
Avalie regularmente o desempenho dos atendentes para identificar áreas que precisam ser melhoradas e reconhecer as áreas de excelência. Isso pode ser feito através de feedbacks de clientes, avaliações de supervisores e indicadores de desempenho, como tempo médio de atendimento e taxa de resolução de problemas.
6. Escolha a ferramenta adequada
Escolha uma ferramenta de atendimento que permita o gerenciamento de múltiplos atendentes, como a Letalk. É importante ter uma ferramenta que facilite o gerenciamento de atendentes, permitindo que a equipe possa trabalhar de forma colaborativa, trocando informações sobre os clientes e suas interações com a empresa.
7. Defina padrões de atendimento
Defina padrões de atendimento, como tempo máximo de espera, tempo máximo de atendimento, linguagem adequada, entre outros. Esses padrões ajudam a garantir que os clientes recebam um atendimento de qualidade, uniforme e consistente.
8. Monitore o desempenho dos atendentes
Monitore o desempenho dos atendentes em tempo real, através de relatórios de produtividade e satisfação dos clientes. Isso ajuda a identificar possíveis problemas e a tomar medidas corretivas de forma rápida e eficaz.
9. Tenha um plano de contingência
Tenha um plano de contingência para lidar com situações de emergência ou picos de demanda. Isso pode incluir a contratação de atendentes temporários, treinamento de funcionários de outras áreas para realizar o atendimento, entre outros.
10. Incentive o feedback dos clientes
Incentive o feedback dos clientes sobre o atendimento recebido, seja através de pesquisas de satisfação ou de avaliações nas redes sociais. Essas informações são valiosas para identificar pontos fortes e fracos do atendimento e tomar medidas para melhorar a experiência do cliente.
