Como usar o WhatsApp em eventos de forma inteligente?

Há alguns anos, quando falávamos de evento, logo pensávamos na estrutura física com um aglomerado de pessoas, palcos e espaços de convivência. Porém, a pandemia mudou a forma como as pessoas pensam em eventos e o mundo online trouxe outra realidade para todos. 

Essa transformação digital mudou toda a forma como consumimos conteúdo, assim como nos relacionamos com as pessoas. 

Dessa forma, a utilização do WhatsApp se tornou um dos canais mais eficientes na comunicação dos participantes dos eventos, melhorando sua experiência e otimizando o recebimento de mensagens.

Neste artigo vamos te explicar, de forma clara e prática, como o WhatsApp pode te ajudar na gestão e realização do seu evento online, híbridos ou presenciais. Siga a leitura!

Importância do WhatsApp na comunicação atual

O WhatsApp é a ferramenta mais utilizada na comunicação dos brasileiros. Segundo uma pesquisa realizada pela Infobip em parceria com a Opinion Box e Mobile Time, o mensageiro online está instalado em 99% dos smartphones brasileiros. 

A pesquisa ainda aponta que 80% dos brasileiros usam o aplicativo para se conectar com marcas e os principais motivos do contato são:

• Busca de informações;
• Suporte técnico;
• Compra de produtos ou serviços. 

Todos esses assuntos estão presentes na gestão de eventos, já que as pessoas precisam de informações mais detalhadas para comprar seu ingresso e em muitos momentos necessitam de suporte neste processo. 

Quando falamos de eventos online, a ferramenta ganha ainda mais força já que toda a comunicação será digital, assim como a participação das pessoas e sua interação durante todos os momentos elaborados.

Como usar o WhatsApp na gestão de eventos

Se você já gerenciou um evento sabe que existe um longo caminho desde a ideia até a finalização daquele momento. 

Seja qual for a etapa que você esteja, manter um relacionamento no WhatsApp com participantes pode ser bem útil.

Veja mais a seguir!

Envio de mensagens automáticas

O WhatsApp é uma ferramenta de comunicação que, majoritariamente, acontece de um para um. 

Isso, por um lado, é muito bom, pois gera mais intimidade e exclusividade daquela mensagem, mas também acaba deixando o processo muito demorado, custoso e nada eficiente quando feito de forma manual. 

Porém, algumas ferramentas de automação do WhatsApp, como a Letalk, permite que os organizadores usem o WhatsApp em eventos e façam o envio de mensagens automáticas a partir de um gatilho específico. 

Por exemplo, imagine que uma pessoa acaba de comprar um ingresso para o seu evento, com a automação você pode enviar uma mensagem instantânea dando as boas vindas e enviando informações mais detalhadas sobre os próximos passos. 

O mais interessante é que você pode automatizar o envio de mensagens de texto, vídeo, imagem ou arquivo (como um PDF com dicas para aproveitar o evento da melhor maneira possível).

Criação de comunidades ativas

Criar grupos com pessoas que têm interesse no seu evento ou que já compraram ingresso para participar desse momento, pode ser uma boa oportunidade para construir uma comunidade interativa e melhorar sua experiência. 

Você pode criar um grupo apenas para o envio de informações, onde os administradores são os únicos que podem enviar mensagens ou onde todos podem interagir. 

No primeiro caso, os gestores dos eventos têm maior controle sobre as discussões que serão exploradas ali dentro, porém a comunicação fica um pouco mais fria e menos interativa. 

Já no segundo caso as pessoas podem movimentar discussões de interesse geral, embora isso permita que as pessoas tenham um maior engajamento no evento, é necessário ter muito cuidado com o teor dos assuntos que são discutidos ali.

Atendimento humanizado em tempo real

Geralmente os participantes de eventos possuem muitas dúvidas em relação a sua participação. Mesmo com uma comunicação clara, algumas perguntas são recorrentes, como: 

• Qual o link do evento?
• Que horas o evento vai começar?
• O evento será gravado?
• Posso fazer perguntas durante o evento?

Muitas dessas dúvidas podem ser respondidas de forma automática, porém outros problemas mais técnicos (com problemas no pagamento ou acessos) podem aparecer. 

Dependendo do tamanho de seu evento, o volume de dúvidas pode ser tão alto que apenas 1 atendente não terá capacidade de responder todas as mensagens. 

Usar um sistema de chat multiusuários permite que você tenha apenas 1 número de atendimento via WhatsApp para vários atendentes diferentes. Além de melhorar a experiência do seu participante, você terá muito mais eficiência operacional na gestão do suporte ao cliente.

Por que usar o WhatsApp na gestão de eventos?

Ao longo do artigo exploramos algumas formas de usar o WhatsApp em eventos, mas na prática, o que você, gestor de eventos, pode ganhar? Listamos os principais benefícios.

Melhora a experiência do usuário

Eventos digitais, híbridos ou presenciais possuem suas particularidades e geram diferentes expectativas aos participantes.

Seja qual for a modalidade de realização do evento, ter uma comunicação clara e direta pode deixar as pessoas mais confortáveis em participar de cada momento pensando para ele. 

Você pode atrelar essa comunicação com ações que vão acontecer durante o evento. Por exemplo, quando uma atração aparecer na tela ou subir no palco, você pode disparar uma mensagem em massa com uma uma surpresinha (como cupom de desconto ou sorteio). 

Reduz custos operacionais

Quando você utiliza o WhatsApp como principal canal de comunicação do evento, você deixa de pagar ferramentas complexas de comunicação e centraliza todos os seus esforços em um só local. 

Como o WhatsApp é gratuito e muito eficaz quando o assunto é abertura de mensagens, os custos do evento são reduzidos.

Fidelização de participantes

Em conjunto a uma melhora da comunicação e a uma redução dos custos operacionais, o uso do WhatsApp em eventos também pode contribuir para uma maior fidelização de participantes. Isso ocorre uma vez que 80% dos brasileiros mantém contato com as marcas por meio do WhatsApp.

Uma das razões para isso é que a conversa com a marca por meio do WhatsApp pode passar mais segurança para o potencial cliente, por ter mais credibilidade.

Além disso, o aplicativo também está presente em mais de 95% dos aparelhos celulares hoje em dia, sendo uma das redes mais utilizadas pelos brasileiros.

WhatsApp é utilizado como suporte

Ao procurar por suporte de alguma marca ou empresa, muitos consumidores podem se dirigir diretamente para o WhatsApp, em detrimento de outras possíveis alternativas, como o e-mail e o atendimento telefônico.

Isso porque o WhatsApp já inseriu como um hábito de comunicação entre os brasileiros, que o utilizam para conversar com a famílias e amigos no dia a dia.

O WhatsApp também é visto como sinônimo de um contato mais rápido do que outros recursos, sendo este um dos motivos que também justificam a grande procura de clientes para ele.

Possibilidade de criar comunidades

Uma outra possibilidade que o WhatsApp oferece é a criação de um grupo exclusivo para os participantes do evento. Isso pode estar associado a um maior senso de unidade, o que pode funcionar como um apelo atrativo para potenciais clientes, que desejam fazer parte de algo maior do que eles.

Logo, sendo assim, os participantes podem se manter engajados, por terem a possibilidade de trocarem informações entre si sobre o evento. Além disso, há também o fortalecimento do networking, o que pode criar expectativas para próximos eventos e encontros.

Diminui abandono de carrinho

A venda de ingressos, na maioria dos eventos, é a principal fonte de recursos financeiros para sua realização. Portanto, buscar formas e estratégias de estimular e aumentar a compra de ingressos é muito importante. 

Com a automação no envio de mensagens aliado ao funil de marketing para eventos, pode melhorar o caminho do usuário desde o interesse até a compra do ingresso. 

Ao longo deste artigo exploramos diferentes formas de usar o WhatsApp na gestão de eventos e esperamos que juntos possamos melhorar a experiência dos participantes, assim como aumentar a rentabilidade de seus eventos e eficiência no trabalho.

Este artigo foi desenvolvido pela Letalk em parceria com a Evnts.