O WhatsApp é um dos meios de comunicação mais utilizados atualmente, inclusive pelas empresas. Assim, quem utiliza para se comunicar com os clientes pode se beneficiar por automatizar o atendimento para um melhor desempenho.
Afinal, nem sempre os atendentes conseguem dar conta da demanda. Dessa forma, criar um chatbot é o ideal para manter a qualidade no atendimento. Se você quer aprender como automatizar atendimento por texto e áudio no WhatsApp, continue acompanhando.
Atendimento via WhatsApp e automações
Atender os clientes através do WhatsApp tem se tornado comum entre as empresas. Afinal, ele se trata do aplicativo de mensagens mais utilizado pelo público. Isso porque é uma comunicação rápida, e está inserido na rotina dos usuários pela simplicidade, não necessitando de uma ligação para se comunicar.
Como as empresas vêm utilizando para se comunicar com os clientes, o aplicativo recebeu diversas atualizações desde seu lançamento. Elas vieram para facilitar a comunicação e conseguir fechar negócios.
Além do WhatsApp tradicional, o aplicativo conta com a versão Business e API Business, voltados para os empresários.
A versão Business permite criar perfis comerciais, com informações de contato, atendimento, catálogos de produtos, respostas automatizadas e estatísticas. Isso ajuda bastante as empresas menores, pois elas conseguem agilizar o atendimento com suas funções pré-programadas.
Para empresas médias e grandes, foi desenvolvido o API do WhatsApp Business. Essa é uma versão mais completa, permitindo que o aplicativo consiga integrar com outras plataformas. Por fim, permite inserir os chatbots e automação com texto e áudio no WhatsApp.
Chatbot e WhatsApp
O chatbot é uma forma das empresas se comunicarem com os clientes. Eles são softwares de inteligência artificial que, com base nos dados informados, respondem a solicitações dos clientes. Ele pode ser implementado através da API do WhatsApp.
Mesmo que o aplicativo permita que diversos operadores atendam aos clientes ao mesmo tempo, uma das suas funcionalidades é a automação com texto e áudio no WhatsApp. Assim, o app acaba incentivando que essa estratégia seja adotada pelas empresas.
Isso oferece diversos benefícios, como aumentar a presença digital, atendimento instantâneo, permite personalizar e dar experiências, diminui os erros e agiliza o atendimento.
Como colocar mensagem automática no WhatsApp?
- Primeiro, é necessário acessar a opção “Ferramentas comerciais”;
- Em seguida, acesse a opção Menu (três pontos), localizado no canto superior direito, e em seguida selecione “Ferramentas comerciais”;
- Acesse “Respostas rápidas”;
- Na versão API, acesse a área “Conversa”. É possível configurar as mensagens automáticas selecionando a “Mensagem de saudação” e “Mensagem de ausência”;
Adicione uma mensagem automática
Toque no botão de adicionar, simbolizado pelo sinal de “+”, localizado no canto inferior direito. Agora, onde está indicado “Atalho”, digite a palavra-chave que será utilizada para ativar o texto de forma rápida.
Ela deve ter no máximo 25 caracteres e deve iniciar com uma “/”. Logo após, no próximo campo, insira a mensagem de resposta que deseja enviar aos seus clientes. Finalize selecionando a opção “Salvar”, na parte superior da tela.
Responda um contato com a resposta configurada
Abra a conversa e digite “/”. Então, selecione o atalho desejado. Se quiser, ainda é possível editar o texto a ser enviado. Se tudo estiver correto, selecione o ícone de envio, localizado no canto direito.
A versão Business do WhatsApp permite compartilhar o seu perfil, endereço e horários de atendimento de forma automática nas mensagens. Se essas informações foram preenchidas nos aplicativos, digite “/” e selecione uma delas ou todas.
O que não fazer nas mensagens automáticas?
Utilizar a automação com texto e áudio no WhatsApp na estratégia de relacionamento com os clientes é um diferencial. Com ele, você vai tornar o atendimento da sua empresa mais rápido, eficiente e humano.
Entretanto, essas ferramentas, se não exploradas com atenção, podem acabar se tornando inimigas.
As conversas não precisam ser robóticas, mas sim oferecer uma experiência personalizada que conversa diretamente com o público. Por esse motivo, é necessário evitar alguns tipos de comportamentos:
- Não faça mensagens genéricas: o cliente não precisa se sentir conversando com um robô;
- Mantenha o celular conectado à internet: as mensagens são enviadas apenas quando o aparelho está conectado;
- Evite atender devagar: apesar das mensagens automáticas oferecerem facilidade, o atendimento precisa ser rápido. Afinal, ninguém gosta de ficar esperando;
- Configure a mensagem de forma correta: ao entrar em contato com a empresa desejando fazer uma compra, o cliente precisa receber a “Mensagem de saudação” e não a “Mensagem de Ausência”. Caso contrário, não saberá se a empresa realmente está trabalhando.
Com essas dicas, você poderá automatizar atendimento por texto e áudio no WhatsApp da sua empresa. Assim fica mais fácil de receber seus clientes em potencial, fortificando as chances de gerar mais vendas.
Por quais razões automatizar o atendimento?
Além de tornar o atendimento mais ágil e prático para o cliente, automatizar o atendimento por texto e áudio no WhatsApp pode fazer com que a resposta seja enviada instantaneamente, 24 horas por dia. Sendo assim, é garantido que, independente do momento em que o seu cliente enviar a mensagem, ele terá um parecer da sua empresa.
Em um mundo cada vez mais conectado e com pressa, ter uma mensagem automatizada pode fazer com que você possa reter a atenção do cliente por mais tempo, já que, caso ele mande uma mensagem de madrugada, por exemplo, não será necessário que ele espere até o outro dia, no horário comercial tradicional, para que um vendedor entre em contato com ele para que ele tenha uma primeira resposta.
O que deve conter na resposta automática?
É ideal que a sua mensagem contenha certos elementos essenciais para que o cliente possa ter o maior número de informações, no menor número de palavras possível. Assim, aconselha-se iniciar com uma mensagem de boas-vindas, que deve ser redigida de forma bem pontual e clara, agradecendo o contato.
Em seguida, outra informação que pode conter é o horário de funcionamento. Isso auxilia na quebra da ilusão de imediatismo, já que o seu cliente ficará sabendo, diretamente, em qual horário alguém estará disponível para auxiliá-lo.
As mensagens automáticas também podem ser direcionadas a lembretes de compromisso. Por exemplo, caso o cliente tenha agendado um horário com você, pode ser essencial enviar uma mensagem automática solicitando a confirmação do horário.
Dessa maneira, é menos provável que o cliente se esqueça do compromisso e falte no horário agendado. Além disso, é possível demonstrar a importância da presença do cliente, demonstrando que ele é lembrado.
